Chatworkで案件管理の方法を調べると、出てくるのはタスク管理の記事ばかりです。
知りたいのは1件ずつの作業の終わらせ方ではなく、案件がいまどこまで進んでいるかのはずです。
結論から言うと、Chatworkで案件管理はできます。ただし標準のタスク機能だけでは足りません。
足りないのは案件を束ねる単位です。この記事では何が足りないのかと、どう補うのかを順に説明します。
- ・話題ごとにスレッド返信で会話を整理
- ・テーマや目的毎にチャンネル作成
- ・未導入の相手にもチャットはそのまま届く
Chatworkのタスク管理だけでは案件管理ができない理由
先に、なぜタスク機能をきちんと使っても案件が追えないのかを整理します。ここが分かると打ち手が決まります。
原因が分かっていないと、タスクの運用ルールを増やす方向に進みがちです。それでは解決しません。
- いまどの案件が動いているか、一覧で言えない
- タスクは消化しているのに、案件が前に進んでいる実感がない
- 過去の案件の経緯を探すのに、グループチャットを遡っている
タスク管理と案件管理は別のもの
タスク管理は作業1件が終わったかどうかを追うことです。期限が来て、完了になれば役目が終わります。
案件管理は取引先や進捗の情報を記録して、1つの案件が始まってから終わるまでを追うことです。追う対象の大きさが違います。
1件のタスクが終わっても、案件が終わったことにはなりません。案件が終わるのは、複数の作業がすべて片付いたときです。
この違いは道具の優劣ではありません。タスク機能は作業を追う道具として正しく作られていて、案件を追う役目を持っていないだけです。
Chatworkのタスクは作業1件しか持てない
Chatworkのタスクは、本文と担当者と期限を持ちます。1件の作業を頼むには十分な情報です。
ただしそのタスクがどの案件のものかという情報は持てません。10件の案件が同時に動くと、タスク一覧はただの作業の山になります。
案件名をタスクの本文に書く運用でしのぐこともできますが、書き方が人によってばらつくと検索でも拾えなくなります。
タスク一覧は期限の近い順に並びます。案件ごとにまとめて見る並べ替えは用意されていません。
案件を束ねる単位がないと進捗が追えない
案件の進捗を見るには、その案件に紐づく会話と作業がひとまとまりで見えている必要があります。
Chatworkの会話はグループチャットの中を時系列で流れるので、複数の案件の話が混ざります。束ねる単位がないというのが、この問題の正体です。
情報が足りないのではなく、情報を入れる器がないという状態です。だから運用ルールを増やしても解決しません。
ルールを増やすと守る手間が増えて、忙しい時期から順に崩れます。器を作るほうが続きます。
タスク管理と案件管理の違いを表で整理する
2つの違いを並べると、何を足せばいいのかがはっきりします。追う単位と、終わりの決まり方が違います。
| タスク管理 | 案件管理 | |
|---|---|---|
| 追う単位 | 作業1件 | 案件1つ（会話と作業のまとまり） |
| 終わり方 | 期限までに完了にする | 合意が取れて次の作業がない |
| 見たいもの | 今日やること | いまどこまで進んでいるか |
| Chatworkの標準機能 | タスク機能で足りる | 束ねる単位がなく足りない |
Chatworkに足りないのは右の列の器です。タスク機能そのものを置き換える必要はありません。
Chatworkの案件管理で扱える範囲・扱えない範囲
案件管理には大きく4つの使いどころがあります。Chatworkで現実的に扱えるのはこのうち2つです。
受注確度や見込み金額を並べて分析したいならSFAやCRM、原価や工数を持つなら販売管理の領域です。ここは無理をしないほうが結果的に速くなります。
逆に言えば、進捗の共有と問い合わせ対応の2つはChatworkだけで完結します。ここを外に出す必要はありません。
この2つはどちらも、決まった相手と会話を続けながら状態が変わっていく仕事です。チャットとの相性がいい領域です。
逆に、決まった相手がいない不特定多数への対応や、数字の集計が主な仕事は、チャットの外に置いたほうが早く終わります。
この線引きを先にしておくと、あとで「Chatworkでは無理だった」と言わずに済みます。最初から役割を決めます。
Chatworkに残すのは、決まった相手との経緯です。数えたり並べ替えたりする情報は、別の場所に置きます。
| 案件管理の使いどころ | Chatworkで扱えるか | 扱えないときの代わり |
|---|---|---|
| プロジェクトの進捗管理 | 扱える | — |
| 問い合わせ・サポート対応 | 扱える | — |
| 営業活動の管理（受注確度・金額） | 一部だけ | SFA・CRM |
| 契約内容・書類の管理 | 扱えない | 契約管理・販売管理 |
Chatworkで案件管理する方法｜スレッドとタスクで進捗を追う
束ねる単位を作れば、標準のタスク機能がそのまま案件管理の道具になります。順に見ていきます。
新しいツールを覚える必要はありません。いまの画面のまま、束ね方だけを変えます。
導入の順番も決まっています。スレッドで束ねてから、段階を決めて、最後にタスクを切ります。逆にすると続きません。
- 案件ごとにスレッドを立てて、会話を1本にまとめる
- 着手・進行中・確認待ち・完了の段階を決める
- 段階の切れ目でタスクを作り、担当者と期限を入れる
- 週に一度スレッドを見て、止まっている案件に手を入れる
Chatworkに標準のスレッド機能はない
Chatworkには、メッセージに返信をぶら下げて1本の流れにする機能がありません。詳しくはChatworkのスレッド機能で解説しています。
引用返信で近いことはできますが、引用は元の発言を貼り付けるだけで、返信どうしが1つにまとまるわけではありません。
引用が増えるほど画面は縦に伸びて、かえって読みにくくなります。返信が20往復した案件を引用だけで追うのは現実的ではありません。
返信先を明示する運用ルールを決めても、書き忘れる人が出ます。人の記憶に頼る運用は続きません。
この不足を埋める方法のひとつが、Chatworkの画面にスレッド機能を後から足す拡張機能です。
スレッドワーク｜クレカ不要で無料登録・スレッド表示&チャンネル追加の拡張機能
スレッドワークはChatworkにスレッド機能とチャンネル作成ができるChrome拡張機能です。普段の画面のままで、メッセージごとのスレッド返信・チャンネル作成が使え、ChattGPTやClaudeなどの生成AIと連携できます。
- 流れる会話をスレッドスレッド表示・返信（Slackと同じ感覚で使える）
- テーマ・話題ごとにチャンネル作成で会話を整理
- 相手が未導入でも使える ※中核特許技術
- ChatGPTなどの生成AIと連携で要約・チャットボットで自動化
Chatworkの「流れる・埋もれる・遡れない」という3つの問題を、ルーム構成を変えずに解決することを目的に開発しています。導入から利用開始まで最短1分で使えるようになります。
- Google登録・Chatworkアカウントと連携する
- 普段のChatwork画面でスレッド返信・チャンネル作成
- AI連携で会話を要約・チャット内をAI検索・ボット作成
クレジットカード登録不要・14日間の無料トライアル付きでご利用いただけます。Chromeウェブストアで公開中で、登録後すぐにお試しいただけます。
案件管理では、この束ねる単位がそのまま案件の単位になります。1つの案件の会話が1本にまとまり、そこに紐づくタスクも一緒に追えます。
グループチャットはそのままなので、いまの相手や部署の分け方を変える必要はありません。
チャンネルを使えば、グループチャットの中をさらに話題で分けられます。案件の種類が多いときに効きます。
ただし最初からチャンネルまで作り込む必要はありません。スレッドだけで足りるかを先に試します。
案件の数が増えて一覧で追いにくくなったときに、チャンネルで分ける方法を検討すれば十分です。
案件管理では、この束ねる単位がそのまま案件の単位になります。1つの案件の会話が1本にまとまり、そこに紐づくタスクも一緒に追えるようになります。
1案件＝1スレッドで会話を束ねる
案件が始まったら、最初の連絡をスレッドの親にします。その案件に関する会話は、すべてそのスレッドにぶら下げます。
こうすると、別の案件の話が割り込んでも流れが途切れません。あとから見返すときも、その案件だけを最初から順に読めます。
引き継ぎのときにも効きます。スレッドを1本渡せば、経緯を説明しなくても前任者のやりとりがそのまま読めます。
案件が終わったスレッドは、次に似た案件が来たときの参考になります。見積もりの根拠や、先方の要望の変遷が残ります。
同じ先方との2件目以降では、前の案件のスレッドを開くだけで前提を思い出せます。
案件のステージを決めてタスクを切る
案件には決まった段階があります。着手、進行中、確認待ち、完了の4つに分けるところから始めるのが現実的です。
段階が変わるところでタスクを切り、担当者と期限を入れます。タスクの本文の頭に案件名を書いておくと、一覧からでもどの案件か分かります。
段階の名前は業務に合わせて構いません。大事なのは全員が同じ言葉を使うことで、数を増やしすぎないことです。
| 段階 | その段階で決まっていること | 切るタスクの例 |
|---|---|---|
| 着手 | 誰が担当するか・いつまでにやるか | 要件をまとめる |
| 進行中 | 作るもの・出すものが決まっている | 初稿を出す |
| 確認待ち | 相手の返事を待っている | 先方の確認をもらう |
| 完了 | 合意が取れて、次の作業がない | 請求内容を確定する |
週に一度あらためて棚卸しする
動いている案件のスレッドを週に一度ひと通り開いて、止まっているものを見つけます。
- 最後の投稿から3日以上 動いていないスレッドを探す
- そのスレッドに、期限切れのタスクが残っていないか見る
- 次に誰が何をするかが決まっていなければ、その場でタスクを作る
止まっている案件は、たいてい次に誰が何をするかが決まっていません。その場でタスクを1つ作れば、また動き出します。
この棚卸しを決まった曜日に固定すると続きます。案件が10件前後なら15分ほどで終わります。
この時間で気づけるのは、止まっていることそのものです。理由まで分かるなら、その場で次の一手も決まります。
Chatworkの案件管理が効く場面｜広告・不動産・建築・Web制作
案件単位で仕事をする業界ほど、この束ねる単位が効きます。共通しているのは、1つの案件に複数の担当と外注が入ることです。
担当が1人で完結する仕事なら、案件管理は要りません。人が増えて会話が並行するところから必要になります。
以下はどれも、1つの案件に始まりと終わりがあり、その間に複数の人が関わる仕事です。業種が違っても構造は同じです。
広告代理店｜1案件に複数の担当と外注が入る
1つの施策が案件の単位になります。営業、制作、媒体、外注先が同じ会話に居て、それぞれ別の作業を持っています。
入稿や校了の期限は案件ごとに別々に動くので、グループチャットを時系列で追うと、どの案件の締切の話か分からなくなります。
案件ごとにスレッドを立てると、外注先とのやりとりも同じ流れに残ります。誰にいつ何を投げたかが1本で追えます。
媒体ごとに入稿形式が違う案件では、やりとりの本数がさらに増えます。束ねておかないと確認のたびに探すことになります。
校了の確認は日付をまたぐことが多い作業です。前日のやりとりを探し直す時間がそのまま削れます。
媒体側からの差し戻しも同じスレッドに残るので、何が原因で戻ったかが次の案件に生きます。
同じ媒体で繰り返し出稿する案件ほど、過去のやりとりが効きます。毎回 同じ確認をしなくて済みます。
入稿の締切が近い時期ほど、探す時間が効いてきます。過去のやりとりが1本にまとまっていることの価値が出る場面です。
不動産・建築｜物件や現場ごとに話が並行する
物件や現場が案件の単位です。複数が同時に進み、同じ相手と別々の案件の話をすることが日常的にあります。
ツールそのものを選び直す段階なら、不動産業向けビジネスチャットや建設業向けビジネスチャットの比較も参考になります。
ただし案件の追い方そのものは、どのツールを使っても同じ考え方になります。まずいまの環境で束ねる単位を作るほうが早いです。
Web制作・デザイン｜ディレクションの往復を追う
修正の指示と戻しが何往復もします。1つの案件の中でも、画面ごとに別の会話が並行して進みます。
どの指示がどの画面のものだったか分からなくなると、作り直しが発生します。スレッドで分けておくと、指示と結果が1本で残ります。
クライアントを同じグループチャットに入れている場合も、案件ごとに分かれていれば見せたい範囲だけを共有できます。
制作物のリンクや修正指示をスレッドに残しておくと、納品後の問い合わせにもそのまま答えられます。
デザインの方向性を決めた議論が残っていると、後任が同じ検討を繰り返さずに済みます。
修正の指示は画面ごとにスレッドを分けることもできます。案件が大きいときは、そこまで分けると迷いません。
分ける基準は、別々に完了するかどうかです。同時に終わるものは、無理に分けなくて構いません。
迷ったら1本で始めて、長くなってきたら分けます。最初から完璧な構造を決める必要はありません。
分けたあとで戻すこともできます。運用は走らせながら直すものだと考えると、始めやすくなります。
案件管理で大事なのは、形を整えることではなく、いま止まっている案件に気づけることです。
問い合わせ・サポート対応｜1件を1スレッドで閉じる
問い合わせ対応では、1件の問い合わせがそのまま1つの案件になります。受け付けてから解決するまでを1本で追います。
いま誰が対応しているかをタスクの担当者で示し、解決したらタスクを完了にしてスレッドを閉じます。対応漏れが見つけやすくなります。
問い合わせの件数が多いなら、受付日をタスクの期限に入れておくと、古いものから順に並びます。
同じ相手から複数の問い合わせが来ることもあります。その場合も1件ずつ別のスレッドにすると混ざりません。
士業・コンサル｜顧問先ごとに相談が並行する
顧問先や相談案件が単位になります。同じ相手から複数の相談が同時に来て、それぞれ別の期限を持ちます。
相談ごとにスレッドを分けておくと、あとから経緯を確認するときに該当のやりとりだけを読めます。
記録が残ることは、説明責任が求められる仕事では特に効きます。いつ何を伝えたかがそのまま残ります。
相談の内容によっては、社外に出せない情報を含みます。参加者を絞ったグループチャットの中で、案件ごとに分けるのが基本です。
Chatworkで案件管理するときの注意点｜SFAに移す線
うまくいかないときの原因はだいたい決まっています。4つに絞って挙げます。
どれも最初に決めておけば防げるものです。走り出してから直すほうが手間がかかります。
- 案件ごとにグループチャットを作っていないか
- タスクの大きさが人によってばらついていないか
- 何をもって完了とするかを全員が同じに答えられるか
- 進捗を見たい人が、その会話に参加しているか
案件ごとにグループを作らない
案件が増えるたびにグループチャットを作ると、未読と通知が増えるだけで、案件の進捗は見えるようになりません。
束ねる単位はグループではなくスレッドです。すでに増えてしまった場合はグループチャットをまとめる方法を参考にしてください。
グループチャットは相手や部署で分けるものです。案件で分ける役目はスレッドに任せると、数が増えません。
すでにグループチャットが100を超えているなら、案件が終わったものから順に整理していきます。一度に全部やる必要はありません。
並行して、新しい案件は最初からスレッドで立てます。古いものを整理しながら、新しいものは増やさない形にします。
タスクの粒度がそろわない・完了の定義がない
人によってタスクの大きさがばらばらだと、残りの件数を見ても進捗が分かりません。段階の切れ目でタスクを切ると自然にそろいます。
完了の定義も先に決めておきます。先方の承認が取れたら完了なのか、納品したら完了なのかで、見える進捗が変わります。
定義を決めたら、最初の案件で一度だけ全員に見せます。文章で配るより、実物を1本見せるほうが伝わります。
段階を4つより増やすと、どこに入れるか迷う案件が出てきます。迷ったら粗いほうに寄せます。
段階が細かいほど正確に見えますが、更新する手間が増えて更新されなくなります。更新されない進捗は無いのと同じです。
段階を増やしたくなったら、いまの4つで表せない案件が何件あるかを数えてみてください。数件なら例外として扱えます。
例外が半分を超えたら、その業務に合った段階の名前を作り直します。決めたものを変えてはいけない決まりはありません。
管理者に見える範囲を知っておく
Chatworkの管理者は、メンバーの一覧や権限を管理できます。ただし参加していないグループチャットの中身までは見られません。
案件の状況を上長が把握する必要があるなら、その人を案件のグループチャットに入れておく必要があります。
見せたくない会話があるなら、そこだけ別のグループチャットに分けます。権限で細かく制御する仕組みはありません。
逆に言えば、参加していない会話は見られないので、社外の相手を入れた案件でも他の情報は漏れません。
案件数が増えたらSFA・販売管理へ切り替える
同時に動く案件が数十件を超えて、受注確度や金額で並べ替えたくなったら、Chatworkだけで抱えるのは限界です。
その場合も会話はChatworkに残し、数字はSFAや販売管理で持つという分け方ができます。全部を移す必要はありません。
切り替えの目安は、案件の一覧を人が思い出せなくなったときです。数える必要が出てきたら、数える道具に移す時期です。
移すときも、会話まで一緒に移そうとすると失敗します。数字と会話は別の場所にあっていいものです。
会話をSFAに入れようとすると、入力の手間が増えて誰も書かなくなります。書く場所は1つに保ちます。
Chatworkの案件管理に関するよくある質問
Chatworkのタスク管理はどうやるの？
メッセージの入力欄からタスクを追加し、担当者と期限を設定します。作成したタスクはタスク一覧から確認できます。
自分宛てのタスクと自分が依頼したタスクは別々に表示されます。案件の進捗を見るときは、依頼した側の一覧を見ます。
タスクは完了にしても履歴が残ります。あとから振り返るときに、いつ誰が何をしたかを確認できます。
タスクの本文に案件名を入れておくと、完了後の一覧からでもどの案件の作業だったかを追えます。
抜け漏れを防ぐ運用は返信漏れ・見落としの防止方法で詳しく解説しています。
Chatworkでプロジェクトの進捗管理はできますか？
できます。ただし標準機能だけでは、どのタスクがどの案件のものかを持てません。
スレッドで案件ごとに会話を束ね、そこにタスクを紐づけることで進捗が追えるようになります。
ガントチャートのような図で見たい場合は、外部のプロジェクト管理ツールとの連携が必要です。
ただし図で見たい場面は、案件が数十件を超えて全体像を俯瞰したいときです。数件から十数件なら、スレッドとタスクで足ります。
チャットワークの管理者はどこまで見れますか？
組織の管理者は、メンバーの登録状況や権限、契約情報を管理できます。
参加していないグループチャットの会話やマイチャットの中身は見られません。見る必要があるなら、その会話に参加します。
この仕様は案件管理では利点にもなります。社外の相手を入れた案件でも、他の案件の会話は見えません。
案件が終わって関係者が抜けても、残った人には会話がそのまま残ります。引き継ぎの材料になります。
担当が変わる仕事ほど、この記録の価値が上がります。口頭の引き継ぎで抜ける情報が、会話の形で残ります。
Chatworkの欠点は何ですか？
スレッド機能がないこと、会話が時系列で流れること、通知が多くなりやすいことがよく挙がります。詳しくはChatworkのデメリットにまとめています。
いずれも運用の工夫か拡張機能で補える範囲です。ツールを乗り換える前に試す価値があります。
乗り換えには相手側の移行コストもかかります。社外とのやりとりが多いほど、いまの環境で補うほうが現実的です。
相手にツールを変えてもらう交渉は、社内の説得より時間がかかります。自分側だけで解決できる手があるなら、そちらが先です。
スレッドワークはChatwork公式のサービスですか？
いいえ。スレッドワークは、株式会社kubellおよびChatworkとは関係のない、独立したサービスです。
Chromeウェブストアで公開しているChrome拡張機能で、Chatworkの画面に機能を追加する形で動きます。
Chatwork側のデータを別の場所に移すものではないので、使うのをやめても元の画面がそのまま残ります。
案件管理と商談管理は何が違いますか？
商談管理は、受注に至るまでの営業のやりとりを追うことです。受注確度や見込み金額を扱います。
案件管理はもう少し広く、受注したあとの作業や納品までを含みます。この記事で扱っているのは後者です。
営業の段階から納品まで通して1本で追いたい場合は、受注したところでスレッドを分けるやり方もあります。
無料プランでもChatworkで案件管理できますか？
できます。タスク機能もグループチャットも無料プランで使えます。
ただし無料プランには保存できるメッセージ数や参加できるグループチャット数の制限があります。案件が増えてきたら確認してください。
有料プランにすると保存数の制限がなくなります。過去の案件を遡って参照する使い方をするなら、そこが判断の分かれ目です。
案件管理は何人くらいから必要になりますか？
人数より、1つの案件に関わる人の数で決まります。自分と相手の2人で完結するなら要りません。
社内の担当と外注先が入って3者以上になると、誰がどこまで進めたかが見えなくなります。そこが境目です。
会話が並行して2本以上 走り始めたら、束ねる単位を作る時期だと考えて構いません。
まとめ：まず1案件を1スレッドにするところから
Chatworkで案件管理ができないのは、機能が足りないからではなく、案件を束ねる単位がないからです。
- 束ねる単位＝スレッドを作る
- 段階の切れ目でタスクを切り、担当と期限を入れる
- 週に一度スレッドを開いて、止まっているものに次の一手を入れる
- いま動いている案件を1つ選び、その会話を1本のスレッドにまとめる
- 着手・進行中・確認待ち・完了の段階を決めて、切れ目でタスクを作る
- 週に一度スレッドを開いて、止まっている案件に次の一手を入れる
全部の案件を一度に整理する必要はありません。1件で形ができてから広げるほうが定着します。
最初の1件は、いま一番こじれている案件を選ぶのが早いです。効果が分かりやすく、続ける理由になります。
スレッドワークはChromeウェブストアで公開中です。14日間、すべての機能を無料でお試しいただけます。
あわせてChatworkの整理術やChatworkの機能一覧も参考にしてください。
※「Chatwork」は株式会社kubellの登録商標です。本記事内の記載は同サービスを指すための表記であり、株式会社kubellとの提携関係・承認関係を示すものではありません。
